Дебет-Кредит № 50 :: Бухгалтер меняет работу

Дебет-Кредит № 50 (10.12.2007)
Суть дела :: Бухгалтерский учет

Внимание! архивная публикация

Эта страница содержит древнюю архивную публикацию бухгалтерского еженедельника "Дебет-Кредит", которая в настоящее время вероятно потеряла актуальность и может не соответствовать действующим нормам бухгалтерского и налогового учета.
Для работы с актуальными материалами журнала перейдите к ONLINE.dtkt.ua
или выберите нужный вам раздел ДК-портала в верхней строке навигации.

В деятельности каждого бухгалтера случаются периоды, когда завершается сотрудничество с одним работодателем или клиентом и начинается работа с другим. В этой статье мы рассмотрим те важные практические аспекты, на которые следует обратить внимание каждому бухгалтеру.

Закон о бухучете (п. 4 ст. 8) предусматривает четыре варианта организации бухгалтерского учета на предприятии:

1) традиционный - введение в штат предприятия должности бухгалтера или путем создания структурного подразделения «бухгалтерия» во главе с главным бухгалтером. На небольших предприятиях, как правило, только должность главбуха;

2) бухгалтерский учет ведет специалист, зарегистрированный в качестве предпринимателя (то есть физическое лицо - предприниматель)

3) на договорных началах бухгалтерский учет ведет централизованная бухгалтерия или аудиторская фирма;

4) владелец или руководитель предприятия самостоятельно ведет бухучет и составляет отчетность. Эта форма организации не может применяться на предприятиях, отчетность которых должна публиковаться - в акционерных обществах, банках и тому подобное.

Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета предприятия, согласно п. 7 ст. 8 Закона о бухучете, называется бухгалтер. Придерживаться этого определения будем и мы, независимо от того, кто конкретно ведет бухучет предприятия - главбух, предприниматель, руководитель или аудиторская фирма.

Следовательно, при смене работы бухгалтеру следует знать, как правильно вести себя, как минимум, в двух противоположных ситуациях: при прекращении отношений с предыдущим работодателем или клиентом и в начале деятельности по новым. Рассмотрим эти ситуации по порядку.

Идем красиво и не очень

После того как принято решение о прекращении отношений между бухгалтером и предприятием, возникает ряд вопросов. Главные из них, как правило, следующие:

1) каким образом обеспечить окончательный своевременный и полный расчет за предоставленные бухгалтером услуги;

2) как бухгалтеру, что идет с предприятия, снять с себя ответственность за ведение учета тех хозяйственных операций, к которым он уже не имеет отношения;

3) как юридически правильно оформить прекращение отношений с работодателем или клиентом.

Ответ на первый вопрос лежит прежде всего в психологической плоскости. Если работодатель / клиент вообще был доволен работой бухгалтера и не имеет к нему существенных претензий, то нет достаточных оснований для задержки окончательного расчета. Если же претензии есть (настоящие или надуманные), то бухгалтеру следует принять меры для обеспечения расчета.

Если мирным путем убедить работодателя / клиента не удается, надо прибегнуть к «сильнодействующих» мероприятий. Конечно, применять их следует осторожно, не нарушая при этом нормы законодательства. Кроме того, необходим эффект могут вызвать даже не сами мероприятия, а лишь угроза их применения.

Одними из таких радикальных мер могут быть жалобы в контролирующие органы (например прокуратуры, налоговой инспекции и т.д.) о нарушении законодательства, бухгалтеру стали известны во время работы.

Как один из вариантов воздействия на неблагодарного руководителя бухгалтер при оформлении хозяйственных операций может воздержаться от применения своих личных «ноу-хау», с помощью которых оптимизируются налоговые платежи. Это должно привести к излишней уплаты средств предприятия в бюджет, и чтобы избежать таких перерасходов, руководитель, возможно, вынужден будет пойти навстречу бухгалтеру, что увольняется.

Также мерой воздействия может стать невыполнение или неэффективное выполнение функций, которые не свойственны работе бухгалтера и вообще не касаются бухгалтерского учета (например функции финансового планирования, ведения договорной работы, общения с клиентами и т.д.). Нередко по определенным причинам бухгалтер выполняет следующие функции параллельно со своей основной работой, но их выполнение отдельно не оплачивается.

Однако следует помнить, что функции бухгалтера четко очерченные нормами Закона о бухучете, других нормативных актов, а выполнение других функций в его обязанности не входит, если это прямо не оговорено трудовым договором или договором о предоставлении услуг по ведению бухгалтерского учета. Итак, «по умолчанию» формально бухгалтер не обязан эти функции выполнять, и предъявлять к нему какие-то претензии за такое невыполнение неправомерно. Однако невыполнение им таких функций может привести к убыткам для предприятия, является нежелательным для последнего. Для выхода из такой ситуации следует дать понять руководству, что лучше все-таки решить проблемные вопросы так, чтобы прийти к общему согласию.

Передаем дела преемнику

Если же проблемы с расчетом при прекращении отношений у бухгалтера решено, ему следует обеспечить, так сказать, отсутствие своей ответственности за ведение учета тех хозяйственных операций, к которым он уже не имеет отношения. На практике это называется, как правило, «передача дел». При передаче дел нужно, во-первых, четко установить дату, начиная с которой ответственность за учет возлагается на нового бухгалтера, а во-вторых, составить полный перечень бухгалтерских документов, передаваемых преемнику, и их описание.

Передача дел преемнику означает также выполнение определенных действий. Прежде всего должны быть выполнены все бухгалтерские записи за период, за который отвечает предыдущий бухгалтер, укомплектованы в дела первичные документы, которые являются основанием для каждого выполненного записи, сформирован оборотный баланс, заполненные формы бухгалтерской и налоговой отчетности. Должны также быть подготовлены учетные книги и журналы: учета счетов-фактур полученных и выданных, реестры налоговых накладных, книги регистрации банковских чековых книжек, ценных бумаг, доверенностей, контрольно-кассовых аппаратов, кассовая книга и тому подобное. Документы должны быть подшиты в дела согласно номенклатуре дел, разработанной на предприятии. Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел и журналов (книг) регистрации, что заводятся на предприятии, с указанием сроков их хранения. Если нужных журналов (книг) не, об этом делается соответствующая запись в акте приема-передачи, а журнал (книга) заводится со дня принятия дел.

Дата передачи бухгалтером дел не обязательно совпадает с датой его увольнения или прекращения действия его договора. Возможна ситуация, когда бухгалтер передает дела преемнику постепенно, и после момента передачи ответственности некоторое время контролирует его действия. Также возможна обратная ситуация - когда в момент прекращения сотрудничества с работодателем / клиентом преемника или еще нет (не принят на работу), либо не будет вообще (например, когда предприятие ликвидируется). В любом случае желательно каким-то образом зафиксировать конкретную дату, после которой бухгалтер не несет ответственности за учет операций, которые будут осуществлены после нее. В случае прекращения трудовых отношений такой датой является, как правило, дата увольнения.

Если при прекращении отношений преемника еще не определена, то дела должны быть переданы руководителю предприятия или заместителю главного бухгалтера. Если же преемник уже работает, руководитель обязан издать приказ о назначении нового бухгалтера и передаче ему документации.

Нередко в приказе об увольнении предыдущего и назначения следующего бухгалтера отмечается не конкретный дата, а период, в течение которого происходит передача бухгалтерской документации. Однако в любом случае, если предыдущий бухгалтер работал на условиях трудового договора, то срок для его увольнения после представления им заявления об увольнении по собственному желанию в соответствии с КЗоТ не может превышать двух недель. В случае ведения бухгалтерского учета предпринимателем или аудиторской фирмой порядок прекращения отношений следует устанавливать в договоре на обслуживание.

Надо «закрывать период» при увольнении?

Необходимость «закрыть период», то есть подготовить и сдать отчетность за определенный отчетный период (в основном квартал), нередко препятствует бухгалтеру оперативно сменить место работы. Ведь на протяжении всего времени с начала отчетного периода до сдачи отчетности продолжается кропотливая работа по сбору, оформлению, согласования, обработки первичных документов, касающихся отчетного периода. И изменение человека, которая контролирует этот сложный и, по сути, «интимный» процесс (особенно если преемник - «со стороны» или новичок) может нанести непоправимый вред деятельности предприятия.

А вот для бухгалтера смена работы посреди периода может иметь как положительные, так и отрицательные последствия. Позитивом является возможность оперативно отреагировать на заманчивое предложение, которым, в случае промедления, могут воспользоваться другие. Однако негатива может быть в итоге больше: если бухгалтер бросил на произвол судьбы ведения учета предыдущего работодателя / клиента, то в ответ не рассчитается с таким бухгалтером, ссылаясь на невыполнение им своих обязанностей.

Поэтому бухгалтеру, который хочет освободиться без «закрытия периода», целесообразно как можно безболезненнее передать дела преемнику, для чего, конечно, нужно приложить больше усилий. Необходимо удостовериться, что преемник принял дела, полностью понимая отчетные нюансы, характерные для конкретного работодателя / клиента. Только в этом случае интересы последнего пострадают минимально или вообще не пострадают, в свою очередь, сведет к минимуму возможные претензии к бухгалтеру, который прекратил отношения посередине отчетного периода.

Принимаем дела на новом месте: на что обратить внимание?

Не все работодатели строго соблюдают требования КЗоТ, а потому на новом месте работы желательно узнать, как выплачиваются больничные и отпускные, какова продолжительность отпусков.

Большое значение при работе на территории работодателя / клиента имеют условия труда.

Что касается объема работ, то на него влияет комплекс факторов, среди которых выделим следующие:

- система налогообложения (общая, единый налог, является плательщиком НДС);

- приказ об учетной политике;

- порядок и структура взаимодействия с другими работниками / подразделениями; структура подчиненности;

- район регистрации (влияет на удобство сдачи отчетности и взаимодействия с контролирующими органами)

- автоматизация учета (наличие компьютеров и лицензионных программ для учета);

- распределение обязанностей между бухгалтером и его подчиненными, работниками других подразделений;

- количество персонала на предприятии, принятые системы оплаты труда;

- наличие автотранспорта, его виды и количество тех, кто составляет первичные документы по нему;

- наличие основных фондов в разрезе групп;

- начисление зарплат и компенсаций.

Одним из вопросов, которые бухгалтер должен для себя решить при поступлении на новую работу за трудовыми правоотношениями, необходимость заключения трудового договора в письменной форме. Согласно пп. 4 ч.1 ст. 24 КЗоТ, если работник настаивает на заключении трудового договора в письменной форме, соблюдение письменной формы является обязательным.

С помощью письменного трудового договора бухгалтер может обеспечить свои права на определенный график работы (при неполном рабочем дне или неполной рабочей неделе), размер заработной платы, условия труда, степень ответственности за возможные недостатки в работе и тому подобное.

Однако при этом не следует путать письменную форму трудового договора контракту, который является особой формой трудового договора. Согласно ч. 3 ст. 21 КЗоТ, контракт может применяться только в случаях, определенных законами Украины. Прием на работу бухгалтера к таким случаям не относится.

Согласно ч. 2 ст. 23 КЗоТ, срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок (с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, или интересов работника) и в других случаях, предусмотренных законодательными актами. Эта формулировка не запрещает заключить срочный трудовой договор с бухгалтером. Поэтому, в зависимости от конкретных обстоятельств новой работы, бухгалтер может требовать заключения с ним срочного договора.

Некоторые недобросовестные работодатели практикуют прием на работу с испытательным сроком и последующее освобождение после его завершения. Поэтому при наличии испытательного срока нужно требовать четкой формулировки условий, при которых испытание считается успешным. Испытания проводится с целью проверки соответствия работника работе, которая ему поручается, и критерии соответствия желательно знать с самого начала.

Кроме того, нельзя соглашаться на завышенные испытательные сроки, ведь согласно ч. 1 ст. 27 КЗоТ срок испытания при приеме на работу не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим выборным органом первичной профсоюзной организации, - шести месяцев. За три месяца испытательного срока квалифицированный бухгалтер может подготовить два квартальные отчеты и навести порядок даже при запущенном учета и быть после этого уволенным за несоответствие занятой должности достаточно обидно. Поэтому целесообразно требовать установления испытательного срока не более месяца, в течение которого заниматься исправлением ошибок предыдущих бухгалтеров.

Также необходимо четко ограничить круг функций бухгалтера. На самом деле бухгалтер не должен осуществлять финансовое и налоговое планирование и тому подобное. Если предложенные бухгалтеру функции выходят за рамки бухгалтерских, он имеет полное право или отказаться от их выполнения, или требовать дополнительной оплаты.

Как отмечалось ранее, передачу дел новому бухгалтеру может осуществлять его предшественник или представитель руководства работодателя. Если предыдущий бухгалтер уволился «мирно», то, как правило, с передачей дел проблем почти не возникает. В других ситуациях целесообразно составить акт приема-передачи произвольной формы, в котором указываются документы, которые новый бухгалтер принимает в работу. Иначе потом трудно будет доказать, что определенных документов не было на момент принятия дел. Очень полезным при замене главного бухгалтера, а также в конфликтных ситуациях является проведение независимого аудита.

Понятно, что в интересах нового бухгалтера не отвечать за ошибки своего предшественника. Поэтому приступать к исполнению обязанностей в полном объеме надо только при условии полной передачи всех дел, документов и ответственности. Согласно п. 8 ст. 9 Закона о бухучете, ответственность за несвоевременное составление первичных документов и регистров бухгалтерского учета и недостоверность отраженных в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы. Поэтому если такие документы составил и подписал предшественник, преемник не несет ответственности за их содержание.

Аналогичный принцип действует в отношении документов налогового учета и налоговых деклараций предприятия. В соответствии с п. 2 ст. 3 Закона о бухучете, финансовая, налоговая, статистическая и другие виды отчетности основываются на данных именно бухучета. Поэтому если ошибка допущена в бухгалтерском учете и в результате нее возникла ошибка в налоговой отчетности, то ответственность несет также лицо, подписавшее эти документы. Например, если предыдущий бухгалтер занизил сумму НДС, подлежащую уплате в бюджет, то именно он должен за это отвечать, хотя проверка, обнаружившая эту ошибку, может проводиться во время работы приемника.

Кстати, правоохранительные органы иногда в таких ситуациях утверждают, что в действиях нового бухгалтера есть состав преступления, предусмотренного ст. 367 УК (служебная халатность). Мол, новый бухгалтер учитывая свое должностное положение обязан был проверить бухгалтерскую документацию, которая при вступлении в должность оставалась после предыдущего бухгалтера.

Однако Закон о бухучете никак не обязывает нового бухгалтера проверять документы, переданные предшественником. Оптимальным способом предотвратить таким обвинением является проведение независимого аудита, которым подтверждается правильность уплаты налогов за время работы предыдущего бухгалтера.

И помните, что в любом случае, согласно п. 3 ст. 8 Закона о бухучете, ответственность за организацию бухучета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, сохранение обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока несет собственник (собственники) или уполномоченный орган (должностное лицо), который руководит предприятием в соответствии с законодательством и учредительных документов.

Кроме того, именно руководитель предприятия обязан создать необходимые условия для правильного ведения бухучета, обеспечить неукоснительное выполнение всеми подразделениями, службами и работниками, причастными к бухучету, правомерных требований бухгалтера по соблюдению порядка оформления и представления к учету первичных документов (п. 6 ст. 8 Закона о бухучете).

Восстановление учета за «не свои» периоды - отдельная работа

Нередко работодатели или клиенты ставят перед новым бухгалтером задачу проверить или даже восстановить учет за предыдущие периоды.

Если часть документов до принятия дел новым бухгалтером была потеряна, то следует руководствоваться п. 6.10 Положения №88, согласно которому в случае установления факта отсутствия каких-либо бухгалтерских документов руководитель должен принять соответствующее решение, письменно сообщить об этом Правоохранительные органы и приказом назначить комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения. Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Присутствие бухгалтера освободившееся при такой проверке не обязательно.

Если же надо проверить правильность учета хозяйственных операций за предыдущие периоды, то целесообразно сделать это избирательно или в сплошном порядке за выбранный срок. Например, осуществить сплошную проверку за период наибольшего оборота по счетам.

Внимание надо обращать не только на соблюдение правильности оформления первичных документов, но и на наличие подписей уполномоченных лиц. Все выявленные при проверке нарушения, ошибки и неточности обычно оформляют бухгалтерскими справками. Исправление в регистры бухгалтерского учета вносятся в порядке, установленном в разделе 4 Положения №88.

Пример из практики

После очередных незаконных требований руководства главный бухгалтер ЗАО «...» забалансовых решил уволиться с занимаемой должности по собственному желанию. На следующий день после того как забалансовых положил на стол генеральному директору заявление об увольнении, охрана не допустила его на территорию предприятия под предлогом того, что он уже здесь не работает. После этого во время телефонного разговора с руководством забалансовых узнал, что окончательный расчет с ним осуществляться не будет, а уволен он будет «по статье» за прогулы.

Забалансовом решил, что с ним обошлись несправедливо, и решился прибегнуть к крайним мерам для защиты своих прав и интересов. Для этого он подготовил заявление в прокуратуру, где перечислил все нарушения законодательства в ЗАО «...», о которых ему было известно. Однако это заявление он направил заказным письмом с уведомлением о вручении не в прокуратуру, а сначала на имя председателя правления ЗАО «...». Получив это письмо, председатель правления лично позвонил забалансовых и предложил решить все проблемные вопросы мирным путем.

Должностные обязанности бухгалтера:

обеспечивать соблюдение на предприятии установленных единых методологических принципов бухучета, составления и представления финансовой отчетности;

организовывать контроль за отражением на счетах бухгалтерского учета всех хозяйственных операций;

участвовать в оформлении материалов, связанных с нехватками и возмещением потерь от недостачи, хищения и порчи активов предприятия;

обеспечивать проверку состояния бухгалтерского учета в подразделениях предприятия.

Пункт 7 ст. 8 Закона о бухучете.

нормативная база

КЗоТ - Кодекс законов о труде Украины.

УК - Уголовный кодекс Украины.

Закон о бухучете - Закон Украины от 16.07.99 г.. №996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».

Положение №88 - Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина Украины от 24.05.95 г.. №88.

Алексей Романов

Что нового
Жизнь :: Бухгалтерский учет
Кабмин переносит рабочие дни на выходные! Всем субъектам хозяйствования Кабмин распоряжением «О переносе рабочих дней в 2008 году» с целью создания благоприятных условий для празднования Нового года (1 января), Рождества Христова (7 января), а также для ...

Вопросы учета запасов
№ 20 (18.5.2015) :: Суть дела :: Бухгалтерский учет
С начала 2015 сумма налога на прибыль определяется на основании данных
бухгалтерского учета. В связи с этим налоговики получили право проверять
правильность ведения бухучета, правильность и полноту определения доходов,
расходов и финанс ...

Продажа автомобиля физлицу
№ 20 (18.5.2015) :: Суть дела :: Бухгалтерский учет
Обычная хозяйственная операция: юрлицо продает легковой автомобиль -
основное средство - физическому лицу. Но в связи с этой операцией в бухгалтеров
возникает немало вопросов, особенно в свете постоянных изменений законодательства.
Ответы на многие вопросы ...

Похожие